Aşı siparişlerini verirken, yeterli aşıların ve seyrelticilerin hazır olduğundan emin olmak için bir aşı envanteri çıkarılması ve sipariş öncesi değerlendirmesi gerekir. Sipariş için belirleyici faktörler arasında öngörülen talep, depolama kapasitesi ve mevcut aşı tedarikleri yer almaktadır. Birçok ülke ve yerel aşılama bilgi sisteminin (IIS) aşı envanteri hesaplama işlevleri vardır ve VFC sağlayıcılarının envanteri izlemek için IIS’yi kullanması gerekebilir. Envanter muhasebesi ile ilgili ayrıntılı bilgiler, örnek stok kayıtları ve günlük hesap çizelgeleri mevcuttur.

Soğuk Aşının Nakil İçin Hazırlanması

Bir tesis, en büyük yıllık aşı envanterinin taşınması için gerekli malzeme kaynağına sahip olmalıdır. Aşı nakli için özel olarak tasarlanmış yumuşak kenarlı kaplar kabul edilebilir, nitelikli bir kap ve paketleme sisteminin parçası olabilir. Piyasada satılan yumuşak kenarlı yiyecek veya içecek soğutucular kullanılmamalıdır, çünkü çoğu zayıf bir şekilde yalıtılmıştır ve oda veya dış ortam sıcaklıklarından etkilenme olasılığı yüksektir. Taşıma sırasında kullanılan her taşıma kabı için bir TMD’nin yanı sıra, kullanılan spesifik taşıma sistemlerine göre uygun soğutucular ve taşıma malzemeleri olduğundan emin olunmalıdır. Aşıların başlangıçta nakledildiği aynı nakliye kapları, yalnızca son çare olarak acil taşıma için kullanılabilir.

Soğuk Aşı Taşıma

Aşı tedarikini korumak için aşı, kullanılacağı tesise doğrudan ulaştırılmalıdır. Bununla birlikte, bazen aşının, tesis içi aşılama kliniği gibi bir olay için tesis dışındaki bir tesise veya uydu tesisine taşınması gerekir. Uzun süreli elektrik kesintileri, sel veya aşı tedarikini tehlikeye atabilecek diğer doğal afetler gibi acil durumlarda da nakliye gerekebilir. Bu durumlarda, aşı tedarikini korumak için belirli önlemler alınmalıdır. Tesis dışı veya uydu tesislere aşı nakli, hem nakliye hem de acil durum taşımacılığından farklıdır. Nakliye genellikle profesyonel bir taşıyıcı ve aşıların lokasyonlar arasında taşınması için uzun bir mesafe ve zaman çerçevesi gerektirir. Nakil, aşının kısa bir zaman dilimi içinde hareketini ve sağlayıcılar arasındaki mesafeyi içerir. Duruma bağlı olarak, nakliye önerileri değişebilir. Bir kuruluşun SOP’leri, tüm olası senaryolar için taşıma prosedürlerini açıkça tanımlamalı ve herhangi bir aşı nakli için eğitimli personel tarafından kullanılmalıdır.
Soğuk aşıların tesis dışı veya merkez tesislerine taşınması

En iyi ulaşım uygulamaları vardır ve bunlar aşağıdaki gibidir:

• Yalnızca nakil veya nakil artı klinik günü için toplam süre maksimum 8 saat olmalıdır.
• Sulandırıcılar, sulandırmak için her zaman eşit miktarda aşı ve seyreltici olmasını sağlamak için ilgili aşılarla birlikte taşınmalıdır.
• Yalnızca gün içinde gereken miktarda aşı taşınmalıdır.
• Ticari olmayan bir aracın kullanılması gerekiyorsa, taşıma konteynerleri bagaj yerine yolcu bölmesine yerleştirmelidir.

Acil durumlarda aşıların taşınması

Acil bir durumda yukarıda özetlenen bilgelere ek olarak dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir:

• Herhangi bir aşı paketlemeden önce depolama için aşıların kabul edebileceğini doğrulamak için alternatif bir aşı depolama tesisi ile iletişime geçilmelidir.
• Olay anında mevcut olan koruyucu önlemler not edilmelidir, örneğin su şişeleri, pille çalışan TMD, alternatif tesise nakil, vb.
• Aşı saklama birimi kapısını yalnızca aşıyı taşıma kaplarına paketlemeye hazır olduğunda veya güç geri geldiğinde açılmalıdır.

Bir acil durum beklenebilirse örneğin, hava durumu, paketleme ve nakliye için yeterli süre sağlamak için acil durumların başlangıcından önce aşılama faaliyetleri askıya alınmalıdır.

Soğuk Aşıların Varış Yerinde Saklanması

Saha dışı yere ulaşır ulaşmaz aşılar bir TMD ile uygun bir depolama ünitesinde saklanmalıdır. Saklama birimi sıcaklıklarını izlemek ve kaydetmek için önerilen yönergeler vardır ve bunlar aşağıdaki gibidir:

• Cihaz minimum/maksimum sıcaklıkları gösteriyorsa, bu bilgi kontrol edilmeli ve kaydedilmelidir
• Cihaz minimum/maksimum sıcaklıkları göstermiyorsa, mevcut sıcaklık en az iki kez kontrol edilmeli ve kaydedilmelidir

Aşılar tesis içi depolama biriminde saklanamıyorsa, aşılar mümkün olduğunca yakın bir TMD (tercihen termal tampon içinde bir prob ile) yerleştirilmelidir ve sıcaklıkları saatlik olarak kontrol edilerek kaydedilmelidir. Ayrıca kabı mümkün olduğunca kapalı tutulmalıdır ve rehberlik kullanılarak taşınabilir aşı saklama biriminde tutulmalıdır.

Soğuk Aşıların Teslimatların Planlanması ve Alınması

Aşılar geldiğinde, aşı koordinatörü veya yedeği derhal haberdar edilmelidir. Aşı teslimi yalnızca tarihlerde ve personelin hazır bulunacağı zamanlarda planlanmalıdır. Bir aşı dağıtım kabı asla gözetimsiz bırakmalıdır ve hemen paket açılmalıdır.

Soğuk Aşıların Paketten Çıkarılması

Aşılar ve seyrelticiler ambalajlarından çıkarılmalı ve hemen önerilen sıcaklıklarda saklanmalıdır. Ayrıca aşılar açılmamış bir nakliye kutusunda saklanmamalıdır. Bununla birlikte dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıdaki gibidir:

• Nakliye kabı ve içindekiler hasar belirtileri açısından incelenmelidir.
• İçeriği paketleme listesiyle karşılaştırılmalıdır, dondurulmuş aşılar için, paketleme listesi, aşıların sevkiyat tarihine göre nakil için maksimum süreyi gösterebilir.
• Liyofilize aşıların doğru tip ve miktarda seyreltici ile geldiğinden emin olunmalıdır.
• Son kullanma tarihi geçmiş veya son kullanma tarihi yakında dolacak ürünler olmadığından emin olmak için aşı ve seyrelticinin son kullanma tarihleri kontrol edilmelidir.
• Varsa, nakliye sırasında herhangi bir sıcaklık sapması için soğuk zincir monitörünü (CCM) kontrol edilmelidir. Ayrıca önemli bir nokta CCM’ler tek seferlik kullanım içindir ve kontrol edildikten sonra atılmalıdır.

Bununla birlikte içerik ve paketleme listesi arasında tutarsızlıklar varsa veya içerikle ilgili diğer endişeler (sıcaklık değişimi dâhil), derhal aşı üreticisine bildirilmelidir. Bir sıcaklık değişiminden şüphelenildiğinde, aşılar KULLANMAYIN olarak etiketlenmeli ve aşı canlılığı tespiti yapılana kadar uygun aşı saklama ünitesinde diğer aşılardan ayrı olarak saklanmalıdır. Kamu fonlarıyla satın alınan herhangi bir VFC veya diğer aşılarla ilgili olarak ülke veya yerel aşılama programıyla iletişime geçilmelidir.

Soğuk Aşı Stok Rotasyonu ve Kaldırma

Aşı stoku döndürülmeli ve son kullanma tarihi geçmiş dozlar için düzenli olarak kontrol edilmelidir. Yanlışlıkla uygulanmasını önlemek için son kullanma tarihi geçmiş aşılar ve seyrelticiler derhal uzaklaştırılmalıdır.